記事更新日: 2020/12/05
社会人
仕事が忙しくて、マルチタスクをこなさないといけないけど、逆に効率悪くなってる気がするんだよなー。
こんにちは！メルマです。
今回は、マルチタスクをこなせるようになる方法についてお伝えします。
めるま
私自身、勉強中の身です。
ただ、仕事柄、経営者など、仕事がめちゃくちゃ出来る方と接することが多かったので、仕事のイロハについて教わることは多かったんです。
今回は、私がいろいろ教わった中でも、実践してみて体感があった方法に絞ってご紹介します。
毎日忙しくて、自分の時間が取れないという、例えば以下のような方に、ぜひ読んで欲しい内容です。
▼こんな人に役立ちます
このページの目次
めるま
マルチタスクの方法に入る前に、まず、マルチタスクがどういうものかを知っておきましょう。
「マルチタスク＝複数の仕事」
というのは、言葉のイメージからなんとなく分かりますが、気をつけなければならないのは、
「マルチタスク＝複数の仕事を並行してこなすこと」ではない
ということです。
複数のタスクを同時並行すると、処理速度が下がることが科学的に証明されています。
手をつけるタスクが変わるたびに「思い出す」という行為が発生するからです。
あなたも、仕事をしている最中に、急な依頼をされたり、急に返さなければいけないメールが来たりしたら、それに気を取られた後、「あれ？何しなきゃいけないんだっけ？」となった経験、ありませんか？
めるま
「思い出し」に時間がとられる上、頭が疲れるので、繰り返すたびにどんどん効率が落ちるんです。
特に、「頭が疲れる」というのが厄介で、疲労感とが激増します。
複数のタスクを並行すればするほど、効率は下がり、疲れやすくなるんです。
ここまで読んでいただいた時点でお気づきかもしれませんが、マルチタスクの実態は、シングルタスクの連続です。
つまり、「タスクを素早く終わらせること＝マルチタスクへの道」。
マルチタスクをこなすには、一つのタスクをいかに早く終わらせるかが勝負なのです。
めるま
これは、今までお話しさせていただいた経営者や、年収1000万円超えのサラリーマンが、口を揃えて言っていたことです。
これまで私がお会いした、マルチタスクな方々に見られた特徴をまとめました。
▼マルチタスクな人の特徴
マルチタスクな人は、行動までの時間がとにかく短い。
マルチタスクな人で、「やる・やらない」に長く悩んでいる人を見たことがありません。
めるま
以前、私が勤めている会社で、こんなことがありました。
「突然ですが・・・会社を移転します！」
朝礼の第一声、よく通る声で、社長が言い放ちました。
「え・・・あ、はい。」
私を含む社員全員が、唖然としました。
『え？昨日まで、このオフィス最高！って言ってたじゃん』
心の中でそう思いながら、私は「どうしていきなり移転することにしたんですか？」と聞きました。
「いや、そうなんだけどね・・・」
そう前置きしながら、社長は理由を語ってくれました。
この話を聞いたとき、この決断を一夜でしたことに、驚きを隠せませんでした。
しかし、筋は通っており、私を含め誰も反対はせず、むしろ賛成。
結局、この決断と行動が評価され、投資家や銀行の評価が鰻登り。
移転前よりも格段に、資金を集めやすくなりました。
その後、コロナが流行り、資金が足りずに移転する会社が続々と現れました。
資金が足りないから移転するのと、資金があるのに移転するのは大違い。
移転の決断が１ヶ月遅ければ、今ほどの世間からの評価は、得られてはいなかったかもしれません。
めるま
これは少し事が大きい話ですが、私たちの仕事でも、決断を早くすることは、とても大切なことですよね。
同じ仕事をしても、マルチタスクの人は一つ一つの仕事の速度が早い。
新卒だった私が、メール一通の返信内容を考える横で、当時33歳会社員で年収1000万円を超えていた友人は、7通分のメールの処理を終わらせていました。
「いちいち考えなくても、体が勝手に動くようになる」までスキルを熟練させる王道も、大切ですね。
めるま
「いちいち考えなくても、体が勝手に動く」までスキルを熟練させる王道も、大切ですね！
マルチタスクな人は、時間にシビアです。
やる事が多いので、時間を区切って、決めた時間内にそのタスクを完了させる仕事術をとっているケースが多いからです。
以前、前の予定が長引き、約束の時間に10分遅れてしまう事がありました。
事前に連絡を入れたところ「だったら、他の日にしよう」とリスケに。
めるま
タスクを多く抱えている人ほど、時間にシビアな傾向があるなと、私は感じます。
以外かもしれませんが、マルチタスクな人は、意外と忘れっぽい人が多いです。
これは、年収1億円の経営者に実際に聞いた話ですが、考える事に集中するため、記憶に頭を使わないようにしているそうです。
記憶はスマホやメモ帳などの外部ツールにまかせ、自分の頭は思考に集中させる。
これが、高速に、かつクリエイティブな仕事をするコツなのだそうです。
めるま
この話を聞いたとき、元から記憶力が鶏並みの私は、救われた気がしました。
記憶力が良ければ、学校のテストではいい点を取れます。
しかし、何でもありの社会では、成功へのルールが全く違うという事ですね。
めるま
「マルチタスク＝一つの仕事を早く終わらせる」方法をお伝えします。
▼マルチタスクをこなすための4つの方法
タスクをこなす上で、最も無駄なのが、やる・やらないに迷う時間です。
さらに言えば、「やらない事を決める事」が、効率を最も向上させます。
何かを依頼された時、反射的に「わかりました」と言ってしまうのを止める事。
これが、「やらない事を決める事」の第一歩です。
めるま
新人のうちは「何でもやります！」という姿勢も大事ですが、効率を上げたければ「なぜそれをやるのか」「本当にやる必要があるのか」「もっと良い方法はないのか」を検討する事が重要です。
やらない事を決めることは、簡単ではないかもしれません。
ただ、何かのタスクを受ける際、その背景を知る意識を持つことは、今すぐできます。
その上で、これはやるべきだと思ったら、「やる」と即断して、すぐに実行に移すのです。
タスクと期限を決めていても、それらをどれだけの時間で完了させるのかを決めていなければ、タスク処理のスピードは上がりません。
タスク処理を早くするには、以下の手順を踏む必要があります。
▼タスク処理速度を上げる手順
※①〜③を繰り返します
①現時点で、各タスクにかかる時間を計測
②各タスク目標時間を定め、その時間でこなせるようにやってみる
③目標時間と実際にかかった時間のズレを確認し、対策を考える
これをやると、「タスクを早く終わらせるには」という思考が働き、「ひたすら頑張る思考」から「工夫する思考」に頭をアップデートできます。
めるま
「ひたすら頑張る」では、せいぜい2倍のタスク処理が関の山。
飛躍的に効率を上げ流には、「どうすれば効率が上がるか」を考えるのが効果的です。
オススメは、Googleが採用している10倍思考。
目標設定を現在の10倍にするというやり方です。
10倍なんて「ただ頑張る」では絶対に達成できないので、強制的に「どうやるのか」を考える事になります。
めるま
以前、複数の事業を並行して経営している方に、「どうしたらそんなに多くの仕事をこなせるようになるんですか？」と質問したところ、「予定を、これでもかというくらいにパツパツにするんだよ」と教えてもらいした。
これも、同じ事なのでしょうね。
タスクを途中で変えると、元のタスクに再び取り掛かる際に、思い出すための「時間」と「労力」で脳が疲弊します。
タスクを早く終わらせるには、よほどのことがない限り、今やっているタスクを中途半端にしないことが大切です。
めるま
オススメは、Googleカレンダーに、タスク名を入れた予定で時間をブロックしてしまうことです。
その時間は、連絡などがあっても、重要なもの以外対応しないという鉄の意志を持ちましょう。
頭の容量は、考えるために空けておく。
決して、記憶に使わない。
だから、メモ帳や、スマホのメモツールは肌身離さず持ちましょう。
特に、時間をブロックして一つのタスクに集中している時、他のタスクが降ってきたら、それはすかさずメモに残すよう習慣づけましょう。
めるま
キャプテン翼が「ボールは友達！」であるように、社会人は「メモは友達！」と言えるようになると最強です！
補足ですが、メモ帳を使う利点は他にもあります。
それは、一日が終わった時「今日はこれだけ頑張ったんだな」と、自分を褒めてあげられることです。
これ、意外と大切なことなので、もしあなたがまだメモ帳を使ってないのであれば、今すぐ買いに行くか、アプリをダウンロードする事をオススメします。
「マルチタスク＝すごい事」のような風潮がありますが、私はその考えに少し危惧していることがあります。
それは、「タスクを素早く処理することが絶対的な正義」だと思われている節があることです。
タスクをガシガシ終わらせることはもちろん大切なのですが、「簡単なタスクを完了させる」ことだけに重きをおくと、今の時代、すぐにコンピュータに仕事を取って変わられてしまいます。
マルチタスクの真髄は、「頭を使ったクリエイティブな作業に時間を使えるようにすること」だと、私は思います。
マルチタスクの真髄は「頭を使ったクリティブな作業に時間を使えるようにすること」だと、私は思います。
コロナを経て、仕事の効率化に使えるツールは、どんどん出てくるようになります。
その中で、人にしかできない、クリエイティブな仕事をすることで、あなたの人材価値を高めていきましょう！
・マーケティングを考えて、片っ端から試すことが好きで、実体験で学んだノウハウを記事で公開しています。
・現在の副収入は月6桁(エンジニアではない)
・マーケティング、プレゼンコンサル、記事執筆、書籍の執筆などをしています。
このサイトでは、仕事で活躍されたい方、ご自身で何か始められたい方向けに、経験を基にした情報を発信しています。
