【幹事必見】職場の評価も上がる忘年会/新年会の準備進行のコツ

このページを訪れた方はおそらく、

・幹事をやるのは「初めて」で何からやればいいかわからない

・会社の上司に言われて「仕方なく」幹事になってしまった

・「面倒」でやりたくないけど、全社規模のイベントなので絶対に失敗できない

・なるだけ時間をかけずに「簡単」に準備できて、喜んでもらえる忘年会・新年会をやりたい

と思っている方ではないでしょうか？

 

「日常の業務で忙しいのに、忘年会・新年会の準備だなんて・・・」

と発狂したくなる気持ち、とってもわかりますよ！

 

でもちょっと考えてみてください。

 

全社規模での会社イベントをあなたは任されたのです。

この期待に応えられれば、上司があなたを見る目も変わるでしょう。

後々の収入UPや希望部署への異動にもつながるかもしれません。

何よりイベント終了後に参加した方から「楽しかったよ、ありがとう」との言葉は本当に嬉しく達成感を感じさせるものです。

 

はじめに：私の失敗事例まとめ

2年ほど前、社会人2年目のときに初めて新年会の幹事をやりましたが、失敗しました。

原因は明確で準備不足と周りの巻き込み不足。

 

年末、業務に追われて新年会の準備を後回しにした結果、

三が日にチームメンバーとLINEでやり取りをする羽目になったのですが、話が進まない進まない。

 

運が悪いことに私は年末に行ったカウントダウンライブで、恐らくインフルエンザをもらったため（病院に行ったら出勤停止になると思って行かなかったため実際は不明）熱にうなされながら準備。

年始の出社日も休みたかったけど、全ての段取りを把握しているのが私だけだったので休めず、インフルエンザを隠して出社するただ迷惑な人。。

 

そんな感じだったので景品はもちろん用意できていなく、当日に焦って買い出ししてギリセーフ。

極め付けはLINEのノリで決めたゲームは難しすぎてイマイチ盛り上がりにかけるという事態。。

 

その時に学んだ教訓としては・・・

 

むしろこのポイントをおさえれば、そうひどく失敗することはないでしょう。

あとは注意しないといけないのは、あくまであなたが幹事なので周りの協力を上手に仰ぎつつあなた主体で進める方がうまくいきます。

周りが動いてくれてるだろうと油断すると失敗します。

 

私もその次からは、ベテランから新入社員まで喜んでもらえるイベントを開けるようになりました！

自分自身が盛り上げ下手でも、コミュ力が低くても何とかなります。

大事なのは「段取る力」！！当日が鮮明にイメージできるくらいに準備をしっかりできるかが重要です！

成功するには準備が９割

実際10名〜20名程度の会であればお店さえ予約しておけば何とかなります。

ただそれより大人数、年代も性別も役職もバラバラ、同じ会社だけど「初めまして」の方もたくさんいるとなってくると、全体の流れを理解し、ポイントをおさえた準備が必要です。

 

ポイント1：主旨・目的を確認する

まずは「何のために」この会を開くのかを改めて社長・役員（上長）に確認しておきましょう。

忘年会なら「社員の苦労をねぎらう」、新年会なら「今年1年頑張りましょう」の意図が一般的かと思いますが、それだけでしょうか？

 

多くの社員がせっかく集まるこの機会を

・社員同士の交流の場としたい

・社員のモチベーションをあげたい

・会社のビジョンや歴史も伝えたい

と思っているかもしれません。

 

そして単なる役員のご機嫌とりの会ではなく、社員全員が「楽しかった、来年もまた参加したい」と思えるような会にしたいですね。

ここは幹事の腕の見せ所です！

 

ポイント2：当日までの流れを把握する

忘年会・新年会当日をスムーズに迎えられるように当日までの流れをざっくり把握しておきましょう！

 

ポイント3：[１ヶ月半前準備]　お店選びはスピーディーに

 

●開催日時について

社内の年間スケジュールで忘年会・新年会の日程が決まっていない場合は、最初にキーパーソンとなる上長の日程を抑えることが重要です。　

続いて一人でも多くの社員が参加できる日程、時間を選びましょう。

 

●参加人数について

昨年度以前の人数を参考にしながら、参加人数の予測をたてましょう。最大で何人になるかを考えておいた方が失敗が少ないです。

またどこまで声をかけるのかは上長に確認が必要です。アルバイトや派遣の方にも声をかけるのか？協力会社の方を呼ぶのか？

当日に呼びすぎて会場に入らない！！なんてことがないようにしましょう。

 

●場所について

どの会社も同じ時期に忘年会・新年会を開くため、昨日は空いていても、今日には埋まってしまっていたという場合もあります。

仮予約でも構いません。パッと調べてすぐ予約はとっておきましょう。※その時、いつからキャンセル料がかかるかは必ず聞いておきましょう。

 

会社出社後に忘年会や新年会を行う場合はやはり会社近くのお店を選ぶことをオススメします。

また行ったことのないお店の場合は、一度下見をしに行った方が安全です。

可能であれば下見の時に料理も食べて、参加者の趣向に合うのかも確認しておいた方が良いでしょう。

動画やパワポを使うことを考えている場合は、PCの接続方法やネット環境も合わせて確認しておくと安心です。

 

場所については他にも確認しておいたほうが良いことのチェックリストを作りましたので参考にしてください。

●予算について

社員が自分で払う場合は予算が高いと参加人数も少なくなる可能性があるので注意が必要です。

会社負担の場合は全額負担になるのか、または社員会などの社員の親睦団体が負担するのか等、お金の出どころを把握しておきましょう。

 

●告知について

概要が決まったら忘れないうちに早めに参加者に告知をしましょう。

豪華商品がある！など参加したくなるような文章を入れて社員のモチベーションが上がるような文面にすることをオススメします。

なるべく多くの参加者に参加してほしい場合は、どうやったら参加する人が増えるかは考えておきましょう。

各部署の上司に手伝ってもらって部下の出欠を回収してもらうのがいい？来なさそうな社員の仲の良い社員に根回ししておいて、声をかけてもらうのが良い？各会社によって変わってくると思うので早めに手を打っておくのがオススメです。

 

案内メール例）

 

ポイント4：[１ヶ月〜２週間前準備]　内容決め

 

●運営チームづくり

人数は多すぎてもまとまらなくなるので、4~5名程度のチームを作りましょう。

100名程度のイベントであれば最悪3名でも運営できます。

その場合、当日に誘導をやってくれる人を事前に確保しておいた方が良いです。

 

重要なのは人数ではなく、「責任感を持って動いてくれる人」がメンバーにいるかどうかです。

同期でも先輩でも後輩でも構わないので、信頼のおける人を１人でもチームに入れましょう。

 

●当日スケジュール

17時スタート3時間制の場合の例をあげます。

ポイントは参加者が飽きないよう会話とゲームの開始時間、時間配分を気をつけることです。

 

当日タイムスケジュール例）

 

●ゲームについて

年代・役職・性別がバラバラな場合、困るのがどんなゲームをやれば盛り上がるか？ではないでしょうか。

実際にやったことがあり簡単で盛り上がったものをまとめましたのでご参考ください。

 

 

●景品について

景品も全社員がもらって喜ぶものをチョイスしましょう。

とは言っても、1つずつ景品を選んで組み合わせるのは大変ですよね？

専門サイトの力を活用して楽に景品を用意しましょう！オススメなのはこの２サイトです。

 

 

ポイント5：[3日前準備]　当日の盛り上がりを左右する席の配置決め

●席について

できれば席は、事前に考えて決めておきましょう。

なんとなくではなくて意図して配置させるのがポイントです。

全く知らない人同士で固めてしまうと、会話が弾まず、人によってはかなり苦痛になります。

・人見知りの社員は気心知れている社員を近くに１人はおく

・仲が悪い社員同士は近づけない

・新人には「この人と話すとモチベーションが上がるかな」という社員を隣または前に配置する

の３つは意識して、席を組むと良いでしょう。

 

●チームについて

チーム対抗のゲームをするのであれば、チームもなんとなくではなくて、メンバーのバランスを調整しながら意図して決めておいた方が良いです。

同じ部署で固めても良いですが、「喋ったことない社員同士の交流も深めたい」が主旨・目的にあるのであれば、部署がバラバラのチーム編成にした方が主旨にあいます。

重要なのは誰をチームリーダーとして選ぶかです。

リーダーは「ある程度責任感がありチームをまとめられる人」「全体を見て気が使える人」を選抜しましょう。

 

●当日運営の役割決めについて

役割を分けるとしたら、

・全体指揮

・司会

・PC操作（パワポ・音楽）担当

・写真担当

・誘導

でしょうか。
兼任しても構いませんが、なるべくメンバーに役割を与えて「みんなで作り上げる」意識を持たせましょう。

 

●乾杯・締めの挨拶依頼

当日突然お願いするのは失礼になるので、事前にお願いしておきましょう。

挨拶が長くなりそうな人の場合は、「○分以内におねがいします」と伝えておくといいです。

特に乾杯の挨拶が長いと場が白けるので1分以内でおさめてもらうのがオススメです。

 

ポイント6：[前日準備]　運営チームの士気を上げる

●告知リマインド

日時・場所・会費を記載したリマインドメールを参加者に送っておきましょう。

その際に、席配置とチームも合わせて送っておくと当日の誘導時に慌てなくてすみます。

 

●お金の準備（会社負担の場合）

当日支払いがある場合は、事前にお金は準備しておきましょう。

支払いにもたつくとお店側にも迷惑がかかります。

 

●運営チームmtg

当日の流れを確認する最終mtgを行いましょう。

チームメンバーのモチベーションもUPします。

 

ポイント7：[前日または当日昼準備]　最終チェック

●PCの接続チェック、音量チェック

パワポを使ったり、動画を流すのであれば、念の為会場で接続を確認して見え方と音量をチェックしておきましょう。

お店が地下だとWifiが不安定な場合もあります。ネットを使う場合は、ネット接続が仮にうまくいかなかった時の対策も考えておくと安心でしょう。

 

●キーパーソンへの声かけ

改めて、上長や盛り上げてくれそうな人には個別で一人一人に直接声かけをしておきましょう。

上長の機嫌が悪ければ、部下が居心地が悪いのは当たり前です。

当日の心構え

準備さえしっかりしておけば当日そこまで慌てることはありません。

新人の場合は少しくらい進行がたどたどしくても、順番を間違えたとしても、一生懸命頑張る姿を見せれば、他の社員も微笑ましく見守ってくれるでしょう。

幹事含め運営チームは社員全員が楽しんでいるか気を配ることはもちろん大切ですが、何より自分自身が「楽しむ」気持ちが一番大事です！

 

新宿付近でお店を探すなら・・・

会社の忘年会・新年会で使える大人数入れてオシャレなお店、実際探すの大変じゃないですか・・・？

私も担当した時は食べログやら思いつく限りの検索ワードで必死に探したんですが、なかなかに時間がかかったことを覚えています。。

 

なので、新宿付近限定ですが、

 

少しでもご参考になれば幸いです♪

 

 

バリラックス ザ ガーデン 新宿

 

テレビや映画のロケ場所としても多く使われているコチラのお店では、バリ島リゾートの雰囲気の中で、アジア各国のオリジナル料理を食べることが出来ます。

 

高級ホテルを会場で借りてビュッフェ形式で忘年会をやったことも以前あったのですが、

私の会社ではバリラックスのビュッフェの方が断然美味しい！！と多くの社員に言われました。。笑

ネットに載っていた貸切宴会プランは5,380円（税別）/人ですが、一人当たり4,000円、6,000円、7,000円などと予算を伝えれば料理を多くしてくれたり品数を少なくしたりと要望に合わせて対応してくれます。

 

何と言っても、高級感のあるこの内装がいいですよね！！

この写真で見える１フロアで最大80名ほど着席可能。

フロアが区切られてしまいますが、気にしないということであれば最大で100名程度座れる会場になっています。

またステージを設置したい場合は、周りの水を抜いてピンク丸のところにステージを設置してくれるので、ちょっとしたゲームや表彰をするときにもピッタリです！！

 

＜ステージありの場合＞

ステージ自体はそこまで大きくはなく、五人一列に並んだらいっぱいくらいの大きさです。

 

プロジェクターも使えるので、動画やパワポを使う場合も対応できます！

ただプロジェクターもそこまで大きくないので、文字がたくさん入っていると後ろの人は見えないかもしれません。。

 

結婚式の二次会でもよく使われるからか、担当の人も慣れていて事前打ち合わせもしっかりやってくださいます。

 

比較的融通もききやすく店員さんも気を配ってくださるので、とっても使いやすい会場です！！

GLASSDANCE 新宿

参照：グラスダンス新宿

最大90名OKと書いてありますが、テーブル席のみ着席すると考えると70席程度なので注意してください。

グラスダンスでは料理も3500円のコースから頼めるのでお財布にも優しいですね！

また全席喫煙可能なのでタバコを吸う社員が多い場合には重宝される会場でしょう。

 

プロジェクター、マイク、wifiありなので動画を流したり、何かゲームをやるのにもピッタリです！

ただ全体的に会場が手狭なので、体を動かすゲームなどは難しいと思います。

 

グラスダンスは六本木や品川、横浜などにも系列店があるのでチェックしてみてください！

ザ サクラダイニング トウキョウ

 

和食、洋食、アジアンなど様々なジャンルの創作料理を楽しめるのが特徴です。

店内には店名にちなんで一年中桜が飾ってあります。

メインダイニングのオーブンキッチンでは躍動感溢れるシェフの姿をリアルタイムで見ることもできます。

 

また、3つ会場が分かれていて人数によって選べるのが便利です！

どの会場も広々しているのでゆったり楽しめますね！！

この会場もプロジェクター、マイク貸出可能です。Wifiはないので注意してください。